Maak je gebruik van de WBSO? Dan ben je verplicht een goede en volledige administratie bij te houden. Deze administratie kan door RVO gecontroleerd worden. Blijkt uit de controle dat de administratie niet voldoet aan de voorwaarden en/of administratieve eisen, dan kan een correctie-S&O-verklaring worden afgegeven. Naast de correctie-S&O-verklaring kan aanvullend een boete opgelegd worden.
Een volledige administratie bestaat uit drie onderdelen:
Urenadministratie
Registreer dagelijks per medewerker en per project de bestede WBSO-uren. Zorg dat deze aansluit bij je verlof- en ziekteregistratie en werk de administratie binnen tien werkdagen bij. Dit mag zowel digitaal als op papier. Zo toon je de omvang van je WBSO-projecten eenduidig aan.
Projectadministratie
Leg de aard, inhoud en voortgang van je projecten vast via verslagen, tekeningen, testrapporten en vergaderstukken. Elk document moet voorzien zijn van een datum en de naam van de maker. Werk je met programmatuur? Dan kun je gebruikmaken van versiebeheersystemen zoals GitHub of Jira. Bundel alle documenten per project en zorg dat de administratie binnen twee maanden na elk kwartaal volledig bijgewerkt is.
Kosten en uitgaven
Kies je voor het opvoeren van werkelijke kosten en uitgaven? Zorg dan voor een overzichtelijke administratie met facturen en betaalbewijzen, die direct toerekenbaar zijn aan je goedgekeurde WBSO-project. Let hierbij op dat je alleen kosten en uitgaven kunt opvoeren die ook daadwerkelijk zijn aangevraagd en goedgekeurd.